如果希望創建一組文檔(如一個寄給多個客戶的套用信函或一個地址標簽頁)，可以使用郵件合並。每個信函或標簽含有同一類信息，但內容各不相同。例如，在致客戶的多個信函中，可以對每個信函進行個性化，稱呼每個客戶的姓名。每個信函或標簽中的唯一信息都來自數據源中的條目。

　　郵件合並過程需要執行以下所有步驟：

　　1.設置主文檔。主文檔包含的文本和圖形會用于合並文檔的所有版本。例如，套用信函中的寄信人地址或稱呼語。

　　2.將文檔連接到數據源。數據源是一個文件，它包含要合並到文檔的信息。例如，信函收件人的姓名和地址。

　　3.调整收件人列表或项列表。Microsoft Office Word  为数据文件中的每一项(或记录)生成主文档的一个副本。如果数据文件为邮寄列表，这些项可能就是收件人。如果只希望为数据文件中的某些项生成副本，可以选择要包括的项(记录)。

　　4.向文檔添加占位符(稱爲郵件合並域)。執行郵件合並時，來自數據文件的信息會填充到郵件合並域中。

　　5.預覽並完成合並。打印整組文檔之前可以預覽每個文檔副本。

　　您可以使用“郵件”選項卡上的命令來執行郵件合並。

　　提示：還可以使用“郵件合並”任務窗格執行郵件合並，該任務窗格將分步引導您完成這一過程。若要使用任務窗格，請在“郵件”選項卡的“開始郵件合並”組中，單擊“開始郵件合並”，然後單擊“郵件合並分步向導”。

　　設置主文檔

　　1.启动 Word。

　　默認情況下，一個空白文檔將會打開。讓該文檔開著。如果關閉該文檔，便無法使用下一步的命令。

　　2.在“郵件”選項卡上的“開始郵件合並”組中，單擊“開始郵件合並”。

　　3.單擊要創建的文檔的類型。

　　例如，您可以創建：

　　●一組信封：所有信封的寄信人地址都相同，但每個信封的收信人地址都不相同。單擊“信封”，然後在“信封選項”對話框的“信封選項”選項卡上，指定所需信封尺寸和文本格式。

　　●一組地址標簽：每個標簽都顯示一個人的姓名和地址，但每個標簽上的姓名和地址都不相同。單擊“標簽”，然後在“標簽選項”對話框中指定所需標簽類型。

　　●一組套用信函或電子郵件：所有信函或郵件的基本內容都相同，但每一信函或郵件還包含收件人的唯一信息，如姓名、地址或其他信息。單擊“信函”或“電子郵件”創建相應類型的文檔。

　　●目錄：每一項都會顯示相同類型的信息，如名稱和說明，但每一項的名稱和說明都不相同。單擊“目錄”創建此類型文檔。

　　恢複郵件合並

　　如果需要停止邮件合并，可以保存主文档，以后再恢复合并。Microsoft Office Word  将保留数据源信息和域信息。如果停止合并前使用的是“邮件合并”任务窗格，Word 将在恢复合并时转到您在任务窗格中的位置。

　　1.當您准備就緒，可以開始恢複合並時，請打開文檔。

　　Word 会显示一条消息，要求您确认是否要打开文档，那样会运行 SQL 命令。

　　2.由于此文檔已連接到數據源，而且您要檢索數據，因此單擊“是”。如果您在打開文檔時不了解該文檔是否已連接到數據源，可以單擊“否”，以防止對數據的潛在惡意訪問。

　　此時，文檔文本和您插入的所有域都會顯示出來。

　　3.單擊“郵件”選項卡，恢複工作。

　　將文檔連接到數據源

　　要將信息合並到主文檔，必須將文檔連接到數據源或數據文件。如果還沒有數據文件，則可在郵件合並過程中創建一個數據文件。

　　選擇數據文件

　　1.在“郵件”選項卡上的“開始郵件合並”組中，單擊“選擇收件人”。

　　2.請執行下列操作之一：

　　●如果要使用 Outlook 中的“联系人”列表，请单击“从 Outlook 联系人中选择”。

　　有关使用 Microsoft Outlook 联系人列表的提示

　　●如果已有 Microsoft Office Excel 工作表、Microsoft Office Access  数据库或其他类型的数据文件，请单击“使用现有列表”，然后在“选择数据源”对话框中找到所需文件。

　　对于 Excel，可以从工作簿内的任何工作表或命名区域中选择数据。对于  Access，可以从数据库中定义的任何表或查询中选择数据。对于其他类型的数据文件，请在“选择数据源”对话框中选择文件。如果列表中未列出所需文件，请在“文件类型”框中选择适当的文件类型或选择“所有文件”。在邮件合并中，可以使用以下类型的数据文件：

　　●来自基于文件的单层数据库程序的文件，这些数据库程序已安装了 OLE DB 提供程序或 ODBC 驱动程序(Microsoft Office  附带了许多这类数据库程序)。

　　●包含单个表的 HTML 文件。表的第一行必须包含列名，其他行必须包含数据。

　　●電子通訊簿：

　　●Microsoft Outlook 通讯簿

　　●Microsoft Schedule+ 7.0 联系人列表

　　●用 MAPI 兼容的邮件系统(如 Microsoft Outlook)创建的任何类似地址列表。

　　●Microsoft Word 文档。该文档只应包含一个表。表的第一行必须包含标题，其他行必须包含要合并的记录。还可以使用域名源作为数据源。

　　●任何包含由制表符或逗號分隔的數據域以及由段落標記分隔的數據記錄的文本文件。

　　●如果还没有数据文件，请单击“键入新列表”，然后使用打开的表格创建列表。该列表将被保存为可以重复使用的数据库 (.mdb) 文件。

　　注釋：如果安装了 2007 Microsoft Office system(而不是单独安装 Microsoft Word)，则还可以使用  Microsoft Query 来构造查询并从外部数据源检索所需的数据。

　　調整收件人列表或項列表

　　您在連接某個數據文件時，可能不希望將該數據文件中所有記錄的信息都合並到主文檔。

　　要縮小收件人列表或使用數據文件中記錄的子集，請執行下列操作：

　　1)在“郵件”選項卡上的“開始郵件合並”組中，單擊“編輯收件人列表”。

　　2)在“郵件合並收件人”對話框中，請執行下列任一操作：

　　●選擇單個記錄：此方法最適合短列表的情況。選中要包括的收件人旁邊的複選框，清除要排除的收件人旁邊的複選框。

　　如果合並時只希望包括少數幾個記錄，可以清除標題行的複選框，然後只選中要合並的記錄。同樣，如果要包含列表中的大部分內容，則可選中標題行中的複選框，然後清除不想包含的記錄的複選框。

　　●排序记录：单击您要作为排序依据的项目的列标题。将按字母顺序升序(从 A 到 Z)对列表进行排序。再次单击该列标题，将按字母顺序降序(从 Z 到  A)对列表进行排序。

　　如果要進行更複雜的排序，請單擊“調整收件人列表”下的“排序”，並在“篩選和排序”對話框中的“排序記錄”選項卡上選擇排序首選項。例如，如果要在每個郵政編碼內，將收件人地址按姓氏以字母順序排序，並且郵政編碼按數字順序排列，則可以使用這種排序方法。

　　●篩選記錄：如果列表包含不希望在合並中看到或包括的記錄，這種方法十分有用。篩選列表後，可以使用複選框包含和排除記錄。

　　要篩選記錄，請執行下列操作：

　　1.在“調整收件人列表”下，單擊“篩選”。

　　2.在“篩選和排序”對話框的“篩選記錄”選項卡上，選擇要應用的篩選條件。

　　例如，如果僅爲國家/地區是澳大利亞的地址生成主文檔副本，則單擊“域”列表中的“國家或地區”，“比較”列表中的“等于”，以及“比較對象”列表中的“澳大利亞”。

　　3.若要進一步調整篩選，請單擊“與”或“或”，並指定更多的條件。

　　例如，如果只爲慕尼黑的企業生成主文檔副本，則篩選“城市”域包含“慕尼黑”並且“公司名稱”域不爲空的記錄。如果在此篩選中使用“或”而不使用“與”，郵件合並將包含所有慕尼黑的地址，以及其他城市中包含公司名稱的所有地址。

　　注釋：如果已經安裝了地址驗證軟件，可以單擊“郵件合並收件人”對話框中的“驗證地址”，來驗證收件人地址。

　　向文檔添加稱爲郵件合並域的占位符

　　將主文檔連接到數據文件之後，就可以鍵入文檔文本並添加占位符，占位符用于指示每個文檔副本中顯示唯一信息的位置。

　　占位符(如地址和问候语)称为邮件合并域。Word 中的域与所选数据文件中的列标题对应。

　　在主文檔中放置一個域，表示希望在該處顯示某個信息類別(如姓名或地址)。

　　合並時發生的情況

　　進行合並時，數據文件第一行的信息替換主文檔中的域，從而創建第一個合並文檔。數據文件第二行的信息替換域，從而創建第二個合並文檔，依此類推。

　　使用域：示例

　　可以將數據文件中的任何列標題作爲域添加到主文檔中，從而爲設計套用信函、標簽、電子郵件和其他合並文檔提供靈活性。例如：

　　●假定您要创建一个信函，用于通知一些本地企业您已将这些企业列入年度城市导游手册。如果您的数据文件包含一个“公司”列，其中列出了您要联系的每个企业的名称，那么，您可以插入  «公司» 域而不必逐个键入这些公司的名称。

　　●假定您要向客户发送季度电子邮件，邮件内容是新产品和特别优惠的通知。如果要使发给最佳客户的邮件个性化，可以向数据文件添加一个“个人便笺”列，在该列中可以键入备注，如：“米勒小姐，这款新的饰品正是您一直想要的。”。在主文档中插入  «个人便笺» 域以后，您就可以在某些邮件的底部加上这些便笺。

　　●假定您的邮寄列表用于新闻稿订户，您的数据文件包含一个名为“到期日”的列，用于存储每个订阅到期日。如果运行合并之前将 «到期日»  域放置到标签主文档中，则每位订户都将在其邮件标签上看到自己的订阅到期日。

　　您可使用標點符號組合和分隔域。例如，要創建地址，可以在主文檔中這樣設置域：

　　«名字» «姓氏»

　　«街道地址»

　　«城市»，«省/市/自治区» «邮政编码»

　　对于经常使用的内容(如地址块和问候语)，Word 提供了将多个域组合在一起的复合域。例如：

　　●地址塊域是幾個域的組合體，包括名字、姓氏、街道地址、城市和郵政編碼。

　　“問候語”域可以包含一個或多個名稱域，具體取決于您所選的稱呼。

　　可以自定義每個複合域的內容。例如，在地址中，您可能希望選擇正式的名字格式(例如“任家雙先生”);在問候語中，您可能想直接寫對方的姓名而不加“尊敬的”。

　　將郵件合並域映射到數據文件

　　为了确保 Word 能在数据文件中找到与每个地址或问候语元素对应的列，您可能需要将 Word 中的邮件合并域映射到数据文件中的列。

　　要映射域，請單擊“郵件”選項卡上“編寫和插入域”組中的“匹配域”。

　　地址和問候語的元素在左邊列出。數據文件中的列標題在右邊列出。

　　Word 搜索与每一元素相匹配的列。在插图中，Word 自动将数据文件的“姓氏”列与“姓氏”匹配。但 Word  无法匹配其他元素。例如，在此数据文件中，Word 不能匹配“名字”。

　　在右側的列表中，可以從數據文件中選擇與左側元素相匹配的列。在插圖中，“姓名”列現在與“名字”相匹配。“尊稱”、“唯一標識符”和“中間名”不能匹配也無妨。郵件合並文檔不需要使用所有域。如果添加的域不包含數據文件中的數據，則該域在合並文檔中將顯示爲空占位符，空占位符通常爲空行或隱藏域。

　　鍵入內容並添加域

　　1.在主文檔中，單擊希望插入域的位置。

　　2.使用“郵件”選項卡上的“編寫和插入域”組。

　　注釋：

　　不能手动键入合并域字符 («« »»)，也不能使用“插入”菜单上的“符号”命令。必须使用邮件合并。

　　如果合并域出现大括号内，如{ MERGEFIELD City }，则 Microsoft Word  显示域代码而不显示域结果。这不会影响合并，但如果要显示结果，请右键单击域代码，然后单击快捷菜单上的“切换域代码”。

　　設置合並數據的格式

　　数据库和电子表格程序(如 Microsoft Office Access 和 Microsoft Office  Excel)将键入单元格的信息存储为原始数据。在 Access 或 Excel  中应用的格式(如字体和颜色)不会与原始数据一起存储。当您把来自数据文件的信息合并到 Word 文档时，您合并的是不带所应用格式的原始数据。

　　若要设置文档中数据的格式，请选择邮件合并域并设置其格式，就像为任何文本设置格式一样。确保所选内容包含域两边的尖括号 (« »)。

　　預覽並完成合並

　　向主文檔添加域之後，即可預覽合並結果。如果對預覽結果滿意，則可以完成合並。

　　預覽合並

　　在實際完成合並之前，可以預覽和更改合並文檔。

　　要進行預覽，請在“郵件”選項卡上的“預覽結果”組中執行以下任一操作：

　　●單擊“預覽結果”。

　　●通過使用“預覽結果”組中的“下一記錄”和“上一記錄”按鈕，逐頁預覽合並文檔。

　　●通過單擊“查找收件人”來預覽某個特定文檔。

　　注釋：单击“邮件”选项卡上“开始邮件合并”组中的“编辑收件人列表”，打开“邮件合并收件人”对话框，如果有不希望包括的记录，可以在此处对列表进行筛选，也可以清除收件人。

　　完成合並

　　您可以打印合並文檔，也可以對其分別進行修改。您可以對所有文檔或文檔子集進行打印或更改。

　　打印合並文檔

　　1.在“郵件”選項卡上的“完成”組中，單擊“完成並合並”，然後單擊“打印文檔”。

　　2.選擇是打印整組文檔、僅當前可見的副本，還是根據記錄編號指定的文檔子集。

　　更改單個文檔副本

　　1.在“郵件”選項卡上的“完成”組中，單擊“完成並合並”，然後單擊“編輯單個文檔”。

　　2.选择是编辑整组文档、仅当前可见的副本，还是根据记录编号指定的文档子集。Word 将要编辑的副本保存到一个文件中，用分页符分隔每个文档副本。

　　保存主文檔

　　請記住，保存的合並文檔與主文檔是分開的。如果要將主文檔用于其他的郵件合並，最好保存主文檔。

　　保存主文檔时，还会保存与数据文件的连接。下次打开主文档时，将提示您选择是否要将数据文件中的信息再次合并到主文档中。

　　如果單擊“是”，則文檔打開時將包含合並的第一條記錄的信息。

　　如果单击“否”，则将断开主文档与数据文件之间的连接。主文档将变成标准 Word 文档。域将被第一条记录中的唯一信息替换。